Informativa ex art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (GDPR) per il trattamento dei dati personali necessari alla creazione di un’identità digitale presso l’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia. Università degli studi di Modena e Reggio Emilia (di seguito “Unimore” o “Ateneo”) nella persona del suo legale rappresentante, il Magnifico Rettore pro tempore, in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Regolamento Europeo n. 679/2016, di seguito "GDPR", con la presente la informa che la citata normativa prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della sua riservatezza e dei suoi diritti. I suoi dati personali, inerenti e connessi al suo rapporto con Unimore, verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.
Finalità del trattamento
I dati personali da Lei forniti verranno trattati esclusivamente per perseguire gli scopi istituzionali di Unimore, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR. In particolare, i dati verranno trattati per creare un’identità digitale a coloro che intendono instaurare un rapporto con l’Ateneo ovvero accedere e utilizzare ai servizi on line e off line offerti dall’Ateneo stesso. All’atto dell’utilizzo dei suddetti servizi verranno fornite – ove necessario – specifiche informative.
Categorie di interessati e di dati personali
Nell’ambito delle finalità sopra indicate, Unimore tratterà i seguenti dati personali:
• Dati anagrafici: nome, cognome, data di nascita, luogo di nascita, sesso, codice fiscale, estremi di un documento di identificazione, indirizzo;
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono;
Tali dati possono riferirsi alle seguenti categorie di interessati:
• studenti (lauree magistrali, lauree triennali, lauree specialistiche, master, dottorati, erasmus),
• personale contrattualizzato (docenti, ricercatori, assegnisti, personale tecnico-amministrativo, borsisti),
• collaboratori esterni,
• partecipanti a convegni presso Unimore.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento
Il conferimento dei dati è indispensabile per la creazione e la gestione dell’identità digitale. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di creare un’identità digitale.
Ambito di comunicazione dei dati personali
Per il conseguimento delle predette finalità, i suoi dati potranno essere comunicati a:
• strutture interne all’Ateneo o consulenti esterni eventualmente coinvolti per le finalità connesse alla creazione dell’identità digitale;
• pubbliche amministrazioni (ad es. enti convenzionati). Infatti, l ’identità digitale di Unimore partecipa alla Federazione IDEM e alla interfederazione eduGAIN, questo modo permette l’accesso ai servizi messi a disposizione dagli altri partecipanti alle suddette federazioni. Con l’identità digitale UNIMORE è possibile accedere ad eduroam®;
• soggetti pubblici in ottemperanza ad un obbligo di legge e/o provvedimento dell’Autorità giudiziaria;
I dati possono essere trasferiti in paesi terzi, nel rispetto delle condizioni previste degli artt. 44 e ss. del GDPR ad esempio per l’utilizzo di servizi cloud da parte del Titolare del Trattamento (ad. es. Google). In relazione al servizio cloud, il trattamento avviene sulla base di un incarico formalizzato in favore del provider, contestualmente ad una adeguata informazione ed istruzione sulle misure di sicurezza e sulle procedure da adottare per garantire un livello di sicurezza adeguato.
Modalità del trattamento
I dati sono raccolti, trattati ed archiviati prevalentemente su supporto informatico e/o telematico. Alcune attività di trattamento non digitalizzabili sono effettuate in modalità cartacea. Tutte le attività di trattamento sono realizzate da personale dell’Ateneo all’uopo autorizzato e istruito dal Titolare. I sistemi informatici utilizzati sono dotati di misure atte a garantire la confidenzialità dei dati e a prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Non sono previsti processi decisionali automatizzati (compresa la profilazione).
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali saranno conservati per tutto il periodo di validità della relativa identità digitale nel rispetto della normativa vigente nonché della specifica regolamentazione di Ateneo in merito a creazione, mantenimento, sospensione e distruzione dell’identità digitale. I record di log riguardanti l’utilizzo delle identità digitali vengono registrati e conservati per 6 mesi.
Diritti dell'interessato
Alle condizioni previste dal GDPR, Lei potrà esercitare i seguenti diritti:
art. 15 Diritto di accesso dell'interessato;
art. 16 Diritto di rettifica;
art. 17 Diritto alla Cancellazione;
art. 18 Diritto di limitazione di trattamento;
art. 20 Diritto alla portabilità dei dati;
art. 21 e art. 22: Diritto di opposizione e processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche.
Allo scopo di verificare la sussistenza delle condizioni e le modalità per l'esercizio dei predetti diritti, si rimanda al testo integrale delle citate previsioni, disponibili sul sito: www.garanteprivacy.it. Potrà esercitare i predetti diritti ai contatti del Titolare e del Responsabile della protezione dei dati sotto indicati. La informiamo che, qualora ritenesse violati i diritti di cui sopra, la vigente normativa le consente di presentare reclamo presso l'Autorità di Controllo nazionale.
Dati identificativi del titolare del Trattamento e del Responsabile della protezione dei dati
Titolare: il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi della Legge, è l'Università di Modena e Reggio Emilia, in persona del Magnifico Rettore con sede in via Università 4 , 41121 Modena; Telefono: 059 2056095; urp@unimore.it Responsabile della protezione dei dati: il Responsabile della protezione dei dati è l'avv. Vittorio Colomba, reperibile all'indirizzo email: dpo@unimore.it.